Audyt zewnętrzny firmy

Baza wiedzy 18 grudnia 2020

Audyt zewnętrzny firmy

Dlaczego skuteczniejszy jest audyt zewnętrzny firmy? Co w praktyce może wnieść do firmy wykonanie audyty zewnętrznego? Czy warto zaufać komuś z zewnętrz i pozwolić sprawdzić, co się dzieje w naszej organizacji? Jak wykorzystać w codziennym życiu firmy poaudytowe „findings”?

Wnętrze organizacji

Przeanalizujmy nasze środowiska pracy i zastanówmy się dlaczego audyt zewnętrzny firmy na być skuteczniejszy niż ten przeprowadzony wewnętrznie (przez członków organizacji).
Zupełnie naturalne jest, że pracując przez dłuższy czas w określonym środowisku, przestajemy zauważać pewne zjawiska i zaczynamy je traktować jako pewnego rodzaju normę. Co więcej, nawet jeśli irytowały Nas na wcześniejszym etapie, z biegiem czasu przestają Nam przeszkadzać – staramy się ich po prostu nie zauważać – jeśli nie wiadomo, co zrobić z problemem, można go po prostu zignorować i uważać za „niebyły”.
Nie jest to skrajny przykład – przecież dobrze wiemy, że jest to część naszej firmowej rzeczywistości i wszyscy mamy jakieś mniejsze lub większe poukrywane „trupy w szafie”, z którymi nie bardzo wiadomo, co zrobić. Łudzimy się więc i czekamy na bardziej odpowiedni czas, na jakiś luźniejszy okres, żeby się tym zająć. Problem jednak jest i nawet jeśli nie wymaga od Nas natychmiastowego działania i nie daje o sobie znać gwałtownie, to jest i w jakiś sposób wpływa na organizację.
Bywa także i tak, że nie zdajemy sobie sprawy z pewnych problemów mających miejsce w naszej organizacji, ponieważ dzieją się na innym poziomie w organizacji, na który nie mamy bezpośredniego wpływu.

Brzmi znajomo? Zapewne – przecież nie ma organizacji idealnych.

Dlatego właśnie konsultant „z zewnątrz”, obiektywny, który nie funkcjonuje w danym środowisku na co dzień, ma niezakłóconą perspektywę i dokonuje oceny „na zimno”, ma największe szanse na zdefiniowanie zjawisk niepożądanych, które funkcjonują w organizacji. Zjawiska te mogą dotyczyć zarówno procesów materialnych (wytwarzanie) jak i niematerialnych (przekazywanie i zarządzanie informacją/ relacje w organizacji/ rodzaj organizacji pracy).

Wątpliwości

Na pewno pojawiają się obawy. Audyt zewnętrzny firmy odsłoni przecież problemy istniejące w organizacji. Może wskaże na braki kompetencyjne lub, w skrajnych przypadkach, rażące zaniedbania. Obcego człowieka będzie trzeba wpuścić do organizacji i pozwolić na zadawanie pytań, na obserwowanie wewnętrznego funkcjonowania organizacji. Ostatecznie będzie trzeba zaufać temu, co zdefiniuje i wskaże w raporcie po-audytowym.
Wątpliwości mogą być – to naturalne. Należy jednak pamiętać, dlaczego prowadzi się audyt. Audyt zewnętrzny firmy jest przeprowadzany wtedy, kiedy zależy Nam na rozwiązaniu problemów, na wprowadzeniu zmian, na poprawie rentowności, na zwiększeniu szans na rozwój i osiągnięciu bardziej konkurencyjnej pozycji na rynku. Jeśli przyświeca Nam taki cel – ryzyko związane z otrzymaniem w raporcie z obserwacji, sporządzanego na zakończenie audytu, listy zjawisk niepożądanych i obszarów wymagających poprawy, musi zostać po prostu podjęte. Warto przezwyciężyć swoje wątpliwości. W końcu nie ma organizacji idealnych, a rzetelnie przeprowadzony audyt zewnętrzny przyniesie jedynie korzyści dla organizacji.

Audyt wewnętrzny firm – przebieg

Jeśli już zdecydujemy się na przeprowadzenie audytu zewnętrznego firmy, dobrze jest wiedzieć, czego się spodziewać. Każdy proces audytu zewnętrznego ma swój standardowy przebieg i składa się z trzech etapów:
1. Obserwacja środowiska.
2. Analiza procesu głównego.
3. Przygotowanie raportu z obserwacji.

Obserwacja środowiska:
Fizyczne obserwowanie funkcjonowania organizacji; audytor zewnętrzny wchodzi do organizacji, obserwuje, przeprowadza rozmowy z pracownikami, zwraca uwagę na objawy występowania zjawisk nieporządanych – problemy komunikacyjne, nieporządek na hali produkcyjnej, zbyt duże stany zapasów itp.

Analiza procesu głównego:
Po przeprowadzeniu ogólnej obserwacji organizacji wyłania się obraz problemu głównego, najważniejszego, najpilniejszego – którym należy się bezwzględnie zająć. Ten proces główny wymaga wnikliwej analizy.

Przygotowanie raportu z obserwacji:
Po zakończeniu audytu należy sporządzić szczegółowy raport z obserwacji. Raport powinien zawierać opis zakresu audytu zewnętrznego i okres, w jakim został przeprowadzony. Przede wszystkim jednak raport powinien zawierać opis zjawisk niepożądanych, analizę obszarów do poprawy wraz ze wskazaniem wniosków oraz metod, jakie można wykorzystać do wprowadzenia porządnych zmian. To ostatnie jest niezwykle istotny. Jeśli nie zostanie wskazana w raporcie droga do poprawy, raport może nie wnosić zbyt wiele – samo uświadomienie zjawisk niepożądanych nie jest wystarczające. Najważniejsza jest informacja jak je zlikwidować.
Im bardziej szczegółowy raport, tym lepiej. Każda informacja uwiarygadnia wnioski wskazane w raporcie. Można więc pokusić się wręcz o zacytowanie konkretnych wypowiedzi pracowników, pokazanie zdjęć/filmu np. z hali produkcyjnej lub magazynu. Dobrze także, o ile to możliwe, skwantyfikować pożądane efekty wdrożenia działań naprawczych lub zmian w organizacji. Wnioski z audytu zewnętrznego firmy muszą być jasne i zrozumiałe dla osoby, której są one przedstawiane.

Z doświadczenia wiemy, że raport naprawdę otwiera oczy. Niekiedy wskazuje obszary, z jakich organizacja zupełnie nie zdawała sobie sprawy, lub traktowała jako prawidłowe.

Audyt zewnętrzny firmy – prezentacja wyników audytu

Prezentacja wyników audytu zewnętrznego firmy zazwyczaj ma standardową formę spotkania, na którym wszystkie przedstawione w raporcie informacje są prezentowane i przedyskutowane.
W przypadku problemów związanych z procesami fizycznymi odbywa się tzw. Gemba Walk – przejście przez środowisko operacyjne firmy z przedstawicielami zarządu, ze wskazaniem konkretnych zjawiska niepożądanych.

Audyt zewnętrzny firmy – współpraca online

W okresie pandemii kontakty osobiste są ograniczone, w związku z czym przeprowadzenie fizycznie audytu zewnętrznego firmy może nie być możliwe. Czy można więc przeprowadzenie audyt zewnętrzny firmy online? Tak – można. Audyt opiera się wówczas na rozmowach online z zespołem. Rozmowy, tak jak te, przeprowadzone osobiście na miejscu, pozwalają na zdefiniowanie zjawiska nieporządanych w organizacji. Skuteczność rozmów online jest taka sama, jak rozmów face-to-face. Na podstawie tych rozmów sporządzony zostaje raport z audytu. Prezentacja odbywa się także online.

Kontynuacja współpracy

Po prezentacji wyników audytu proces audytu zewnętrznego firmy jest zakończony. I na tym współpraca oczywiście może się zakończyć. Firma otrzymuje pełen raport po-audytowy ze wskazaniem obszarów do poprawy wraz z wnioskami oraz propozycją zmian.

Jednak tak jak w przypadku, audytu zewnętrznego firmy, przeprowadzenie zmian w organizacji, według wskazań raportu po-audytowego jest niezwykle trudne. Tutaj także perspektywa wewnętrzną przeszkadza w odpowiednim przeprowadzeniu poważnych projektów reorganizacyjnych. Jednocześnie należy pamiętać, ze wprowadzanie zmian może wpłynąć nie tylko na organizację w całości, ale także na poszczególnych pracowników. Jeśli np. weźmiemy pod uwagę, że konieczne jest zwolnienie, przeprowadzenie takiego procesu bezpośrednio przez współpracowników odpowiedzialnych za projekt, jest niebywale trudne.
Podobnie więc jak w przypadku audytu zewnętrznego firmy, wskazanym jest skorzystanie z usług konsultanta / konsultantów zewnętrznych.
Dodatkowo należy pamiętać, że aby przeprowadzić niekiedy skomplikowane projekty reorganizacyjne, dotyczące różnych obszarów działalności, konieczne są odpowiednie kompetencje, doświadczenie oraz odpowiednia koordynacja wszystkich równolegle przebiegających procesów. Konsultant zewnętrzny będzie w całości odpowiedzialny za projekt. Nie będzie rozpraszany dodatkowymi odpowiedzialnościami, co często ma miejsce podczas prowadzenia projektów przez pracowników – wykonują oni zadania projektowe „on top”, co zmniejsza ich efektywność.

Kolejne etapy, jakie następują po przedstawieniu raportu z audytu zewnętrznego firmy, są już odrębnym projektem.